Электронный документооборот: просто, удобно и выгодно

Указ Президента Республики Беларусь от 4 апреля 2013 г. №157 «О внесении изменений и дополнений в некоторые указы Президента Республики Беларусь» разработан в развитие Указа Президента Республики Беларусь №515 в целях совершенствования межведомственного информационного взаимодействия госорганов и иных государственных организаций в части поэтапного подключения ведомственных систем электронного документооборота, а также повышения качества и доступности электронных услуг. Более 200 белорусских ведомств сегодня работают в системе межведомственного документооборота государственных органов, удобно и оперативно обмениваясь электронными документами.
В соответствии с Указом №157 переход на электронный документооборот государственных органов и организаций должен завершиться в нашей стране в текущем году А это значит, что до конца 2015-го внедрить на местах ведомственные системы электронного документооборота (СЭД), а также интегрировать их с межведомственными системами электронного документооборота (СМДО) обязаны все государственные организации.
Об этом и многом другом беседуем с заведующим сектором информационно-документационного обеспечения и контроля за исполнением документов управления делами райисполкома Т. А. Чеклиной.
— Татьяна Анатольевна, внедрение электронного документооборота обязательно до конца этого года.
— Семимильными шагами идет прогресс, ежедневно появляются новинки программного обеспечения, технологические новшества, умные гаджеты, призванные облегчить, упростить и сделать более комфортной нашу жизнь. Сегодня в Беларуси реализуется «Национальная программа ускоренного развития услуг в области информационных технологий на 2011-2015 годы», цель которой — переход к электронному общению государства с гражданами и бизнесом, что позволит выполнять административные процедуры проще, быстрее и дешевле. Переход на электронный документооборот всех государственных органов и организаций — ключевое звено в этом.
— Автоматизация документооборота и управления информацией предоставляет новые возможности…
– Безусловно. Использование электронного документооборота позволяет сократить временные и финансовые затраты делопроизводства в значительном объеме, проще выполнять своевременную обработку документов, осуществлять контроль качества выполняемой работы на всех стадиях движения документа, отслеживать его местонахождение.
Кроме того, использование ЭДО предполагает защиту передаваемых документов посредством подписания их электронной цифровой подписью, а также сокращение расходов на бумагу.
— Надо полагать, что ЭДО послужит дебюрократизации госаппарата?
— Да. Чиновник, работающий в системе электронного документооборота, не может отложить или забыть о каком-то письме или документе, потому что предусмотрены определенные сроки, и эти сроки прозрачны. В конце месяца каждый госслужащий составляет отчет, где отражается объективная картина результативности его работы..
— Понятно, что электронный документооборот не может ограничиваться стенами одного ведомства…
— Чтобы реализовать возможность обмена электронными документами между разными инстанциями, в Беларуси функционирует система межведомственного документооборота государственных органов (СМДО). На пользу это не только чиновникам, но и простым гражданам. Наши ближайшие соседи — Россия, Казахстан, Эстония — провели долгую и кропотливую работу по созданию инструментов электронного взаимодействия граждан и государства, зато результат налицо — зарегистрировать автомобиль или получить загранпаспорт можно без посещения соответствующих ведомств, направив лишь электронный запрос.
Эти и другие полезные услуги не являются фантастикой и для Беларуси, но чтобы мы по «клику» могли воспользоваться различными электронными сервисами, необходимо обеспечить ведомства оперативными инструментами реагирования, которые позволят без промедления пустить наш запрос в работу. Одним из этих инструментов и является СМДО — механизм, обеспечивающий движение различных электронных документов между ведомствами.
— Выбирая ту или иную систему, необходимо помнить о ее обязательной совместимости с СМДО.
— Безусловно. Сегодня 18 компаний-разработчиков ВСЭД обеспечили необходимую интеграцию, проведя тестирование в технологической среде СМДО.
Любая организация может приобрести программную часть напрямую у разработчика либо воспользоваться услугой Национального центра электронных услуг, общим для всех должен быть только формат обмена данными и электронная цифровая подпись.
Есть ряд преимуществ работы с НЦЭУ.
— В чём их суть?
— Экономия средств — не нужно закупать, устанавливать и обслуживать дорогостоящее оборудование и программное обеспечение, а также содержать в штате работников, занимающихся поддержкой системы, ведь она располагается на инфраструктуре и ресурсах НЦЭУ. Это обеспечение безопасности и сохранности данных — для организации работы используются защищенные каналы связи, приобретение за счет бюджетных средств осуществляется с применением процедуры закупки из одного источника. И, наконец, в пакет услуг НЦЭУ входит интеграция с СМДО.
— Татьяна Анатольевна, для чего нужна криптографическая защита информации?
— Проблема защиты информации путем ее преобразования исключает её прочтение посторонними лицами. В Республике Беларусь в этом году были приняты два национальных криптографических стандарта: на электронную цифровую подпись (ЭЦП) и хеширование. Третий криптографический стандарт — алгоритм шифрования — нам достался в наследство от СССР.
— Что такое открытый ключ и сертификат открытого ключа?
— Криптография дает возможность преобразовать информацию таким образом, что ее прочтение возможно только при знании ключа. Ключ — это информация, необходимая для беспрепятственного зашифровывания и расшифровывания текстов.
В системах с открытым ключом используются два ключа — открытый и закрытый, которые математически связаны друг с другом: открытый ключ для зашифровывания и соответствующий ему секретный для расшифровывания, или ключ для выработки подписи и для проверки подлинности подписи. Система с открытым ключом дает возможность проверить подлинность подписи автора любому заинтересованному лицу, имеющему образец подписи. Электронная цифровая подпись используется в качестве аналога собственноручной подписи. ЭЦП призвана решать вопросы целостности, подлинности переписки при хранении, передаче по каналам связи. Если при передаче, хранении информации она была изменена, средство ЭЦП дает возможность это обнаружить.
Круг лиц, имеющих возможность получить личный ключ ЭЦП, неограничен, количество сотрудников с правом электронной цифровой подписи определяют на каждом предприятии самостоятельно.
— Для каких целей средство ЭЦП нужно физическим лицам?
— С развитием электронных услуг к этому процессу подключаются и граждане. Несмотря на то, что возможность получения средств ЭЦП у физических лиц есть уже сейчас, массовой популярностью услуга станет пользоваться тогда, когда, скажем, можно будет направить электронный запрос, подписанный ЭЦП, в то или иное ведомство и без лишней волокиты получить услуги госоргана по административным процедурам. К примеру, гражданин уехал за границу на заработки, на отдых или в длительную командировку, а все необходимые документы может отправлять или запрашивать в отечественных инстанциях удаленно через Интернет, имея средство ЭЦП. С развитием электронных услуг потребность в средствах ЭЦП появится в каждом доме.
— Порой психологические мотивы работают не на пользу развития.…
— Как в свое время электрификация всей страны или прокладка железной дороги вызывали бурю разносторонних эмоций и неприятие, так и нынешняя ситуация с электронным документооборотом — боязнь нового, нежелание менять свои глубинные привычки, ведь бумажная документация надежно сохраняет все данные, всё удобно расположено по папкам, не нужна переподготовка специалистов и другое.
Но время неумолимо, и прогресс обязывает нас двигаться вперед. Следовательно, необходимо активизировать работу по внедрению ведомственных систем электронного документооборота, подключению их к СМДО. И не за горами тот день, когда исчезнут очереди у кабинетов чиновников, а Беларусь встанет вровень с мировыми лидерами.
— Спасибо, Татьяна Анатольевна, за информацию.

Беседовал Михаил ДЕРЕВЯГО.