Об электронном документообороте

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 4 апреля 2013 г. №157 «О внесении изменений и дополнений в некоторые указы Президента Республики Беларусь» (далее – Указ №157) государственным органам и государственным организациям, хозяйственным обществам, в отношении которых Республика Беларусь либо административно-территориальная единица, обладая акциями (долями в уставных фондах), может определять решения, принимаемые этими хозяйственными обществами, до 1 января 2017 г. необходимо обеспечить приобретение (разработку, модернизацию) ведомственных систем электронного документооборота (далее – СЭД) с учётом требований Указа Президента Республики Беларусь  от 8 ноября 2011 г. №515 «О некоторых вопросах развития информационного общества в Республике Беларусь», имеющих возможность взаимодействовать  с межведомственной системой электронного документооборота (далее – СМДО) и  использовать сертифицированные средства электронной цифровой подписи.

Об этом беседуем с заведующим сектором информационно-документационного обеспечения и  контроля за исполнением документов управления делами Чашникского райисполкома Т. А. Чеклиной.

– Сразу же отмечу, что во исполнение  требований Указа №157 постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.04.2016 №299 утверждены критерии отнесения организаций к бюджетным организациям, имеющим незначительный документооборот, которые имеют право на установку одного автоматизированного рабочего места системы электронного документооборота с возможностью подключения к СМДО.

– Татьяна Анатольевна, подробнее, пожалуйста, о критериях.

– К таковым относятся бюджетные организации, объём входящих и исходящих документов которых в год, предшествующий текущему году, составляет не более 600 документов без учёта переписки по вопросам, связанным с запросами и представлением сведений в рамках выполнения административных процедур, а также переписки по обращениям граждан и юридических лиц.

Это бюджетные организации, штатная численность персонала которых не более 10 человек.

Это также бюджетные организации, орган местного управления или самоуправления первичного территориального уровня, учёт исполнения сметы расходов которых осуществляет централизованная бухгалтерия вышестоящего государственного органа или его структурного подразделения.

– Кто осуществляет функции оператора межведомственных информационных систем?

– В соответствии с пунктом 5 Указа №515 республиканское унитарное предприятие «Национальный центр электронных услуг» (далее – НЦЭУ) осуществляет функции оператора межведомственных информационных систем, в том числе СМДО. К компетенции НЦЭУ отнесено также утверждение  единых технических требований к межведомственным информационным системам и  порядка функционирования этих систем.

В соответствии с распоряжением председателя Витебского областного исполнительного комитета от 10.08.2015 №235р «Об организации работы системы межведомственного  электронного документооборота» в Чашникском районе в течение 2016 г. 33 учреждениям, организациям и предприятиям необходимо обеспечить внедрение СЭД.

Принимая во внимание масштаб внедрения СМДО в районе, исполняющим обязанности председателя Чашникского райисполкома утверждён план-график установки СЭД организациями района на 2016 год. Документ доведён до всех заинтересованных для организации исполнения. Для оперативности решения вопроса по установке СЭД сектором информационно-документационного обеспечения разработан и доведён до заинтересованных порядок действий по подключению ведомственных СЭД.

– Давайте этот самый порядок напомним.

– Во-первых, надо организовать доступ к сети передачи данных НЦЭУ (пользователь направляет заявку установленного образца  в НЦЭУ либо в любую из компаний-операторов, с которыми у НЦЭУ заключены соглашения об организационно-техническом взаимодействии).

Во-вторых, приобрести средства электронно-цифровой подписи (для работы пользователь приобретает средства электронно-цифровой подписи в республиканском удостоверяющем центре ГосСУОК (г.Минск) по отдельному договору. Также на базе сервисного центра Витебского филиала РУП «Белтелеком» функционирует регистрационный центр, оказывающий услуги по выпуску сертификатов открытого ключа с выдачей сертифицированных средств ЭЦП).

В-третьих, приобрести программный продукт (СЭД).

Затем направить заявку на получение электронных услуг (после организации доступа к сети передачи данных НЦЭУ посредством подключения выделенного канала связи с определенными скоростными характеристиками), приобрести средства ЭЦП, направить заявку установленного образца в НЦЭУ на предоставление услуг по подключению ведомственной СЭД к СМДО.

Дополнительную информацию можно получить на сайтах НЦЭУ www.nces.by, info@nces.by  и Республиканского удостоверяющего центра pki.gov.by, а также по телефону (017) 393 54 18)19 или 90).  Здесь размещены в электронном виде все формы и перечни документов: регламенты, политика применения сертификатов открытого ключа, формы заполнения заявок, прейскуранты тарифов на электронные услуги и многое другое.

– Татьяна Анатольевна, в чём преимущества  электронного документооборота?

– Автоматизация документооборота и управление информацией даст новые возможности любой организации по ускорению работы, позволит опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. А также  сократить временные и финансовые затраты делопроизводства в значительном объеме. Гораздо проще будет осуществлять своевременную обработку всех требуемых документов,  контроль за качеством выполняемой работы на всех стадиях движения документа, отслеживать местонахождение документов на любой стадии, контроль выполнения задач.

Кроме того, использование ЭДО предполагает защиту передаваемых документов посредством их подписания  электронной цифровой подписью, а также сокращение расходов на бумагу.

– Спасибо Вам за беседу. Что скажете в заключение?

– Нынешняя ситуация с электронным документооборотом порой вызывает внутренний протест, боязнь нового, нежелание менять свои глубинные привычки, ведь бумажная документация якобы надежно сохраняет все данные, все удобно разложено по папкам, не нужна переподготовка специалистов… Психологические мотивы работают не на пользу развитию, но… Прогресс призывает нас двигаться вперед – активизировать работу по внедрению ведомственных систем электронного документооборота, подключению их к СМДО. И не за горами тот день, когда исчезнут очереди у кабинетов чиновников, а Беларусь встанет на одну линейку с мировыми лидерами в области электронного документооборота.