Это просто, удобно и выгодно!
Как сообщил Сергей Руднев, заместитель директора — начальник управления эксплуатации информационных систем Национального центра электронных услуг, более 200 белорусских ведомств работают в системе межведомственного документооборота государственных органов, удобно и оперативно обмениваясь электронными документами. До конца текущего года внедрить на местах ведомственные системы электронного документооборота, а также интегрировать их с СМДО обязаны все государственные организации.
На сегодня электронный документооборот стал не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота и управления информацией дает новые возможности по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.
Использование электронного документооборота позволяет сократить временные и финансовые затраты делопроизводства в значительном объеме. Используя систему электронного документооборота, значительно проще выполнять своевременную обработку всех требуемых документов, осуществление контроля качества выполняемой работы на всех стадиях движения документа, отслеживание местонахождения документов контроль выполнения задач.
Использование электронного документооборота предполагает защиту передаваемых документов посредством подписания документов электронной цифровой подписью, а также сокращение расходов на бумагу.
Очень важным аспектом электронного взаимодействия является дебюрократизация госаппарата. Чиновник, работающий в системе электронного документооборота, не может отложить или забыть о каком-то письме или документе, потому что предусмотрены определенные сроки выполнения задачи, и эти сроки прозрачны. В конце месяца каждый госслужащий будет составлять отчет, где отражается объективная картина результативности его работы. И если невыполненные задачи будут переходить из месяца в месяц, встанет вопрос о компетентности такого сотрудника.
В нашей стране приняты решения о полномасштабном внедрении электронного документооборота. Указ Президента Республики Беларусь от 4.04.2013 №157 «О внесении изменений и дополнений в некоторые указы Президента Республики Беларусь» разработан в развитие Указа Президента Республики Беларусь №515 в целях совершенствования межведомственного информационного взаимодействия госорганов и иных госорганизаций в части поэтапного подключения ведомственных систем электронного документооборота, а также повышения качества и доступности электронных услуг. В соответствии с Указом №157 переход на электронный документооборот государственных органов и организаций должен завершиться в нашей стране в текущем году.
Для того, чтобы электронный документооборот не ограничивался стенами одного ведомства, чтобы реализовать возможность обмена электронными документами между разными инстанциями, в Беларуси функционирует система межведомственного документооборота государственных органов (СМДО).
Масштабная, работа по налаживанию механизмов межведомственного информационного взаимодействия различных структур на пользу не только чиновникам, но и простым гражданам. Наши ближайшие соседи — Россия, Казахстан, Эстония — провели долгую и кропотливую работу по созданию инструментов электронного взаимодействия граждан и государства, зато результат налицо — зарегистрировать автомобиль или получить загранпаспорт можно без посещения соответствующих ведомств, направив лишь электронный запрос.
Эти и другие полезные услуги не являются фантастикой и для Беларуси, но для того, чтобы мы по «клику» могли воспользоваться различными электронными сервисами, необходимо обеспечить ведомства оперативными инструментами реагирования, которые позволят без промедления пустить наш запрос в работу. Одним из этих инструментов и является СМДО — механизм, обеспечивающий движение различных электронных документов между ведомствами.
Несколько месяцев отделяют белорусские ведомства от исполнения поручений Главы Государства о внедрении ведомственных систем электронного документооборота (ВСЭД). Выбирая ту или иную систему, необходимо помнить о ее обязательной совместимости с СМДО. На сегодняшний день 18 компаний-разработчиков ВСЭД обеспечили необходимую интеграцию, проведя тестирование в технологической среде СМДО.
Любая организация может приобрести программную часть напрямую у разработчика либо воспользоваться услугой Национального центра электронных услуг, общим для всех должен быть только формат обмена данными и электронная цифровая подпись.
Есть ряд преимуществ работы с НЦЭУ:
экономия затратных средств — не нужно закупать, устанавливать и обслуживать дорогостоящее оборудование и программное обеспечение, а также содержать в штате работников, занимающихся поддержкой системы, ведь система электронного документооборота располагается на инфраструктуре и ресурсах НЦЭУ;
обеспечение безопасности и сохранности данных — используются защищенные каналы связи;
приобретение за счет бюджетных средств осуществляется с применением процедуры закупки из одного источника;
в пакет услуг НЦЭУ входит интеграция с СМДО.
